關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)廣東省司法廳 廣東省檔案局

關(guān)于印發(fā)行政執(zhí)法檔案管理辦法

（試行）的通知

 

市直各單位：

為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的需要，充分發(fā)揮檔案工作在行政執(zhí)法中的基礎(chǔ)性、支撐性、服務(wù)性作用，現(xiàn)將《廣東省司法廳 廣東省檔案局關(guān)于印發(fā)行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）的通知》（粵司〔2019〕20號(hào)）轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

特此通知。

 

 

 

清遠(yuǎn)市司法局

2019年1月29日

 

廣東省司法廳 廣東省檔案局關(guān)于印發(fā)

行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）的通知

 

各地級(jí)以上市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省有關(guān)單位：

根據(jù)《法治政府建設(shè)實(shí)施綱要（2015-2020年）》《廣東省法治政府建設(shè)實(shí)施綱要（2016-2020年）》要求，為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的需要，充分發(fā)揮檔案工作在行政執(zhí)法中的基礎(chǔ)性、支撐性、服務(wù)性作用，現(xiàn)將《廣東省行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）》印發(fā)你單位，請(qǐng)予執(zhí)行。

附件：廣東省行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）

 

 

 

廣東省司法廳             廣東省檔案局

     2019年1月9日

 

附件

 

廣東省行政執(zhí)法檔案管理辦法

（試  行）

 

第一章  總 則

第一條  為了加強(qiáng)和規(guī)范行政執(zhí)法檔案管理，充分發(fā)揮檔案工作在行政執(zhí)法中的基礎(chǔ)性、支撐性、服務(wù)性作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)行政許可法》《中華人民共和國(guó)行政強(qiáng)制法》《中華人民共和國(guó)行政處罰法》《廣東省檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于本省行政執(zhí)法檔案的形成與收集、整理與歸檔及其他管理工作。法律、法規(guī)、規(guī)章或者國(guó)家部委文件另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

本辦法所稱行政執(zhí)法，是指行政執(zhí)法主體依法履行行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制、行政征收、行政征用、行政給付、行政確認(rèn)、行政登記、行政裁決、行政檢查等行政職責(zé)的行為。

本辦法所稱行政執(zhí)法檔案，是指行政執(zhí)法主體在實(shí)施行政執(zhí)法過(guò)程中直接形成的、反映執(zhí)法活動(dòng)情況、有保存價(jià)值的各種行政執(zhí)法文書(shū)、證據(jù)等歷史記錄，包括通過(guò)行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成的行政執(zhí)法電子檔案。

第三條  縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)、司法行政部門(mén)根據(jù)各自職能，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)行政執(zhí)法主體的行政執(zhí)法檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

各行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)建立健全行政執(zhí)法檔案的收集、整理、歸檔等行政執(zhí)法檔案管理制度，負(fù)責(zé)本單位行政執(zhí)法檔案的日常管理工作。

第四條  行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)行政執(zhí)法信息化建設(shè)，將行政執(zhí)法活動(dòng)納入行政執(zhí)法信息化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)行政執(zhí)法案件網(wǎng)上辦理、行政執(zhí)法檔案存量數(shù)字化和增量電子化管理。

 

第二章  歸檔管理

第五條  行政執(zhí)法案件承辦人員應(yīng)當(dāng)在行政執(zhí)法事項(xiàng)辦結(jié)后3個(gè)月內(nèi)完成材料收集和整理，制作歸檔材料目錄清單，并按本單位檔案管理規(guī)定移交歸檔。

第六條  行政執(zhí)法檔案的歸檔、整理，原則上實(shí)行一案一件（卷），根據(jù)行政執(zhí)法行為種類，按照年度、機(jī)構(gòu)或者問(wèn)題排列。

材料多的行政執(zhí)法檔案，可以一案多件（卷），每件（卷）單獨(dú)編件（卷）號(hào)。

適用簡(jiǎn)易程序或者行政檢查等形成材料較少的行政執(zhí)法檔案，可以集中歸檔、整理，實(shí)行多案一卷（件）。

行政處罰過(guò)程中的行政檢查、行政強(qiáng)制措施或者行政強(qiáng)制執(zhí)行文書(shū)材料，可以歸入行政處罰卷宗，不單獨(dú)整理。

第七條  歸檔材料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容真實(shí)、簽署完備、印鑒齊全，任何人不得涂改、偽造、損毀執(zhí)法案件材料。

行政執(zhí)法案件承辦機(jī)構(gòu)、承辦人員對(duì)歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性情況負(fù)責(zé)，檢查歸檔材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)正。

對(duì)于歸檔材料中的復(fù)印件、影印件、抄錄本，與原件核對(duì)無(wú)誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據(jù)出處，并由有關(guān)執(zhí)法人員簽名；依有關(guān)規(guī)定未核對(duì)原件，或者僅對(duì)材料信息進(jìn)行其他形式核驗(yàn)的，無(wú)需加蓋該類證明章。

移交歸檔后，歸檔材料確需變更、補(bǔ)正的，應(yīng)當(dāng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并作補(bǔ)正說(shuō)明。

第八條  行政執(zhí)法檔案的歸檔范圍，由各行政執(zhí)法主體參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《廣東省行政執(zhí)法全過(guò)程記錄辦法（試行）》等規(guī)定制定并報(bào)同級(jí)檔案主管部門(mén)審查同意后實(shí)施。

第九條  存在下列情形之一的行政執(zhí)法檔案，可以設(shè)置專門(mén)檔案管理：

（一）涉及公共衛(wèi)生、安全生產(chǎn)、自然資源保護(hù)、生態(tài)環(huán)境保護(hù)、市場(chǎng)監(jiān)管等領(lǐng)域；

（二）行政執(zhí)法主體設(shè)置綜合行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的；

（三）其他同級(jí)檔案主管部門(mén)認(rèn)為宜設(shè)置專門(mén)檔案類進(jìn)行管理的。

第十條  卷內(nèi)歸檔材料可以按照上級(jí)主管部門(mén)規(guī)定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時(shí)間先后順序排列。

第十一條  行政執(zhí)法檔案的形成、整理應(yīng)符合檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要求，按照現(xiàn)行檔案管理規(guī)范執(zhí)行。

列入文書(shū)檔案歸檔整理范圍的行政執(zhí)法檔案，按照《廣東省檔案局關(guān)于貫徹DA/T22-2015〈歸檔文件整理規(guī)則〉的意見(jiàn)》《單份文件歸檔整理工作流程、控制措施與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行整理。

設(shè)置專門(mén)檔案管理的行政執(zhí)法檔案，按照《文書(shū)檔案案卷格式（GB/T9705）》進(jìn)行整理。

第十二條  行政執(zhí)法檔案的保管期限按照下列情形確定：

（一）涉及重大公共利益的案件檔案、有重大社會(huì)影響的案件檔案，永久保管；

（二）案件情況復(fù)雜、涉及多個(gè)法律關(guān)系的案件檔案，保管期限為30年；

（三）適用聽(tīng)證程序的案件檔案、行政強(qiáng)制執(zhí)行的案件檔案，保管期限為10年；

（四）其他案件檔案，保管期限為5年。

第十三條  行政執(zhí)法檔案的存儲(chǔ)和保管、利用、鑒定、銷毀、移交按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的相關(guān)要求執(zhí)行。

 

第三章  電子檔案

第十四條  永久保管、30年保管期限的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)同時(shí)采用電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式歸檔。其中，已經(jīng)形成電子檔案的，自該行政執(zhí)法事項(xiàng)辦結(jié)之日起3個(gè)月內(nèi)將電子檔案予以打印立卷；僅有紙質(zhì)檔案的，應(yīng)通過(guò)數(shù)字化手段形成檔案數(shù)字復(fù)制件。

同時(shí)滿足下列條件的行政執(zhí)法電子檔案可以不再另行打印紙質(zhì)檔案存檔：

（一）由滿足本辦法第十五條規(guī)定的行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成；

（二）所使用的行政執(zhí)法信息系統(tǒng)的檔案管理模塊功能經(jīng)檔案主管部門(mén)會(huì)同司法行政部門(mén)審核確認(rèn)；

（三）保管期限為30年以下（不含30年）。

第十五條  行政執(zhí)法信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194）的基本功能要求設(shè)置檔案管理模塊或者系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統(tǒng)計(jì)管理、存儲(chǔ)保管和檢索利用，并采取措施有效保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

第十六條  行政執(zhí)法電子檔案的歸檔范圍按照第二章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，收集、整理、歸檔、編目、存儲(chǔ)、備份、轉(zhuǎn)換與遷移等按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894）》執(zhí)行。

第十七條  同時(shí)存在電子檔案與紙質(zhì)檔案的，二者應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容及版面格式上保持一致。

 

第四章  附 則

第十八條  本辦法自2019年3月1日起施行。